Per continuare il nostro excursus sulle diverse categorie di sprechi (muda), pensiamo ad una delle più comuni cause di frustrazione nell’esperienza di ciascuno: dover rifare qualcosa daccapo. Qualcosa che non è andata bene al primo tentativo, o che va aggiustata perchè non risponde a quanto avevamo in progetto di ottenere. Guasti, o attività fatte per porre rimedio a quelle precedenti non svolte correttamente. Oltre alla frustrazione, rifare qualcosa comporta sempre una perdita di tempo, di energie e nella maggiorr parte dei casi di denaro.

E’ chiaro che spesso il dover rifare o riparare non dipende da noi ma da eventi esterni, tuttavia vedremo da un lato come evitare le cause dipendenti da noi, e dall’altro come arginare anche l’influenza degli eventi esterni. Per fare un banale esempio: se mi toccasse riscrivere daccapo questo articolo a causa di uno sbalzo di corrente che mi ha bruciato l’alimentatore del computer, da una parte potrei abituarmi a salvare con più frequenza il mio file, da un’altra potrei munirmi di un gruppo di continuità o quant’altro possa evitarmi guasti dovuti a sbalzi di corrente.

Facciamo molta attenzione ad una possibile interpretazione fuorviante: combattere questo spreco non significa evitare qualsiasi possibilità di errore! Significa solo non incorrere più volte nello stesso! Gli errori, di per sè, sono preziosi: nel Lean Thinking, errori e problemi sono considerati come l’oro! Sono così preziosi perchè permettono un miglioramento se affrontati nel modo giusto, ossia ricercandone le cause e agendo perchè non si verifichi più quanto ci ha ostacolato.
Taiichi Onho, padre del TPS e del Lean Thinking, affermava che “non avere problemi è il più grande dei problemi“!

Fatte queste premesse, proviamo ora a pensare, nei diversi ambiti della vita, come può manifestarsi questo tipo di spreco.
In ambito domestico possiamo trovarci a dover ripetere inutilmente operazioni come il bucato o il lavaggio dei piatti perchè l’elettrodomestico in questione non funziona bene, è intasato, sporca ciò che invece dovrebbe lavare; oppure capita di dover richiamare untecnico per qualche impianto trascurato; uscire due volte tornando nello stesso posto perchè ci si è dimenticati qualcosa; e così via.
Nei nostri progetti ed interessi personali, specie quando ci addentriamo in qualcosa di nuovo, accade di dover ripartire da zero più di una volta, con il rischio di procrastinare il nuovo tentativo, fino a rischiare di perdere motivazione ed interesse per quanto desideravamo intraprendere.
Nel lavoro questo muda si traduce in difetti nei prodotti, riparazioni, non conformità, guasti, servizi da erogare in garanzia o nuovamente perchè il cliente non è soddisfatto, prototipi o progetti da ripensare completamente da zero, e così via.
Le emorragie in termini di tempo, denaro ed energie sono facilmente intuibili, pur avendo citato soltanto pochi esempi. La frustrazione e lo stress che ne derivano, poi, completano l’opera di spreco e sovraccarico.

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Come per gli altri muda, proviamo a scavare un po’ per individuare le cause prime di queste situazioni. Insieme ad esse, proviamo anche ad elencare qualche utile suggerimento per cambiare le cose in nostro favore, sempre con la consapevolezza che bisogna intervenire a monte.

  • Pigrizia: sentiamo pesante qualsiasi compito che richieda un’analisi preliminare, una procedura da seguire, una pianificazione, un ragionamento… e alla fine procediamo un po’ a sentimento, senza scomporre troppo le nostre abitudini ed il nostro spazio di comfort.

    • In questo caso possiamo allenarci a piccolissimi passi per essere più flessibili, prendere contatto con il nostro obbiettivo e trovare le motivazioni per esplorare nuove abitudini ed un nuovo approccio alle nostre attività.
      In pratica: possiamo cominciare ad esercitarci da un’azione banalissima, come usare ogni giorno il filo interdentale! Da provare.

  • Mancata pianificazione: spesso non si ha un’idea chiara di come procedere nel realizzare qualcosa (un nuovo prodotto, un viaggio, un articolo, un processo produttivo…). Di conseguenza gli imprevisti e i rifacimenti compaiono di continuo.

    • Occorre sia una rappresentazione esaustiva del progetto (possibilmente visiva e facilmente comprensibile), sia una pianificazione temporale: cosa va fatto prima e cosa dopo?
      In pratica: uno strumento eccezionale a questo scopo sono le mappe mentali (una breve ricerca sul web vi aiuterà velocemente a capire di cosa si tratta) ed un semplice calendario (o un diagramma di Gantt per progetti complessi)!

  • Mancata manutenzione: dall’elettrodomestico all’impianto di produzione, dall’automobile al computer, il guasto o il malfunzionamento si verifica sempre nel momento meno opportuno, creando spesso grossi problemi a catena, oltre al fatto che riparare un guasto costa sempre molto in termini di tempo e denaro.

    • La soluzione più ovvia (ma anche la meno applicata) è la manutenzione programmata: si va dal TPM in ambito lavorativo (Total Productive Maintenance: approccio che persegue la massima efficienza del sistema puntando ad azzerare guasti, incidenti, difetti, etc.), ad un semplice calendario (o altro strumento, app, etc.) in ambito domestico in cui segnarsi dei promemoria per verificare il corretto funzionamento dei nostri stumenti (tagliandi dell’auto o controlli autonomi, sgrassaggio della lavatrice, deframmentazione dell’hard disk, e quant’altro possa venire in mente).

  • Mancata informazione o preparazione: avventurarsi nella realizzazione di qualcosa di nuovo senza conoscerne bene la realtà può essere eccitante e stimolare la curiosità. Ciò non toglie che, quando vogliamo raggiungere un obbiettivo in tempi brevi ed ottimizzando le nostre risorse, conviene prima approfondire bene quali strumenti e conoscenze ci servono per portare avanti la nostra opera.

    • Oggi ormai il web ci offre quasi sempre la possibilità di conoscere lo stato dell’arte, la storia e le caratteristiche di qualsiasi cosa: come avviare una start-up, come autocostruirsi un pannello solare, come organizzare autonomamente un viaggio, come coltivare un orto, come imparare una lingua… Naturalmente la consultazione delle fonti web dev’essere molto critica perchè di bufale e semplificazioni ce ne sono fin troppe. Tuttavia, cercando tra forum di discussione, siti specializzati, aziende e competitors, corsi online e offline o social media di una certa serietà, si possono recuperare molte informazioni e linee guida quantomeno rispetto a quali strumenti e conoscenze devo acquisire per intraprendere efficaciemente il mio progetto.
      Può essere fondamentale trovare dei contatti di chi già ha fatto o sta facendo qualcosa di simile. In sostanza, creare rete è una soluzione per ovviare alla mancanza di informazioni e preparazione.

  • Procedere per tentativi: somiglia molto alla causa precedente, ma qui mi riferisco più ad un’abitudine irrefrenabile.

    • Condividiamo, coinvolgiamo qualcun altro e se possibile deleghiamo qualche compito: questo intervento “esterno”, quando è possibile, ci aiuta ad uscire dai nostri schemi e dalle nostre abitudini, costringendoci a portare avanti le nostre attività in modo più produttivo ed efficacie.
      Non riusciamo a coinvolgere nessuno? Chiamiamo un Professional Organizer che ci affianche parzialmente o integralmente!

  • Fretta di ottenere i risultati e/o mancanza di tempo (percepita): madre del procedere per tentativi, senza preparazione adeguata e senza pianificare…

    • Pensiamo solo per un istante al fatto che, se procediamo in questo modo, finiremo per dover rifare tutto da capo, o dovremo perdere tempo per correggere quanto fatto, e alla fine il tempo totale impiegato sarà ben maggiore rispetto a quello che avremmo impiegato organizzandoci e prevenendo questo muda.
      “Ma potrebbe anche andarmi bene al primo colpo!”. Sì, nel 10% dei casi (ad essere generosi). Questo significa che ogni 10 cose che intraprendo, una mi riesce senza spreco di tempo. Se mi organizzo, megari evito gli sprechi in 8 attività anziche 1, così mi avanzano tempo, energie e denaro per altri progetti che altrimenti non realizzerei di sicuro!
      Quindi, vogliamo il risultato in fretta? Organizziamoci!

    • Coltiviamo la virtù della pazienza. Per farlo, torniamo all’ottica Kaizen dei piccoli passi sostenibili e procediamo un po’ per volta, spezzettando il nostro obbiettivo finale in piccoli sotto-obbiettivi facilmente raggiungibili. Guardare troppo in là, specie se il nostro scopo finale è abbastanza grosso, ci pone in uno stato d’ansia che ha come prima conseguenza la fretta, perchè vogliamo toglierci di dosso questo disagio il prima possibile. Ma in questo modo rischiamo di ottenere l’esatto contrario, prolungando i tempi di realizzazione, esaurendo risorse e minando la nostra motivazione iniziale.
      Non ci riusciamo proprio? Di nuovo, deleghiamo la gestione dell’attività in questione o rivolgiamoci ad un P.O. (che conviene contattarlo comunque e fin dall’inizio!).

  • Sopravvalutare e sottovalutare: talvolta si sopravvalutano le proprie risorse o capacità, altre volte si sottovalutano aspetti nella realizzazione di un obbiettivo che hanno come conseguenza l’abbandono del progetto o un enorme dispendio di risorse non preventivate.

    • I nostri limiti così come le sorprese in corso d’opera ci stanno, anzi credo possano essere uno stimolo nella realizzazione di qualsiasi cosa! L’importante è che questo non comprometta la nostra opera e la nostra motivazione. Perciò è fondamentale chiedere consigli a chi consideriamo onestamente autorevole in materia.
      Onestamente significa che è inutile andare da chi sappiamo ci dirà ciò che vogliamo sentirci dire! Ha senso chiedere consiglio a chi sappiamo essere competente e vero nei nostri confronti, che sa anche contraddirci se necessario per migliorare il nostro progetto.

  • Voler fare da soli o fare affidamento sempre sulle solite persone: nessuno di noi è abile nè addestrato a vedere al di fuori delle proprie abitudini. Tendenzialmente andiamo sul sicuro, e apparentemente questa sicurezza ci pare di trovarla nel nostro “collaudato” modo di fare e vedere le cose, e/o nell’entourage di collaboratori su cui abitualmente facciamo affidamento.
    Ahimè, questa è la strada opposta al miglioramento ad al Kaizen, ed è sede della maggior parte dei muda in generale (ne parlavo anche nello scorso articolo).

    • Possiamo utilmente rendere partecipi e responsabili gli altri. Scopriremo risorse e vie inaspettate che potranno portarci più velocemente all’obbiettivo finale senza sprechi ed evitando future perdite di tempo, denaro ed energie.

Per concludere, ecco a voi la tecnica principe per combattere questo muda, sempre valida e potente:

    • Chiediamoci 5 volte “perché?”: ad ogni guasto, rifacimento, errore, chiediamoci quale ne sia la causa, quindi la causa della causa, e così via per 5 volte, fino ad aver individuato il punto dove agire per eliminare una volta per tutte questo muda alla radice!

Per riuscire in tutto questo, dovremmo pensarci un po’ come dei bambini. Mi spiego…
Nonostante oggi purtroppo capiti di vedere molti genitori che cercano di evitare ai propri figli qualsiasi sbaglio o frustrazione, concorderete che per maturare gli errori sono la materia prima fondamentale. Questa non basta: occorre un atteggiamento costruttivo e proattivo per utilizzare questi errori (e i problemi) come occasioni di crescita. I bambini di solito hanno già questa predisposizione, che li induce ad essere instancabili esploratori e cercatori di nuove esperienze (tale è anche la base dell’innovazione!).
Tuttavia col tempo e l’età ci si arrugginisce un po’ da questo punto di vista…


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Allora il mio invito è: torniamo bambini e ricordiamoci, proprio come fanno loro, a chiederci “Perché? … Perché? … Perché?… ” (magari facendolo mentalmente o a bassa voce, onde evitare un muda di insulti da parte del nostro collega o familiare!!!).

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