Rieccomi a voi con la prima categoria di sprechi: muda per mancato utilizzo di intelletto, creatività, abilità.

Voglio partire da qui per due motivi. Il primo è che questo spreco è differente dagli altri perché si riferisce a qualcosa di omesso, mentre negli altri casi siamo in presenza di operazioni inutili, eccessive o errate. In secondo luogo, eliminare questo muda significa liberare risorse utilissime per poter procedere poi con la caccia alle altre cause di spreco e alla loro eliminazione, così come all’intero processo di riorganizzazione.

Quali possono essere i vantaggi provenienti dall’eliminazione di questo spreco?

  • Soluzioni innovative ad un problema, con conseguente risparmio di risorse (tempo, denaro, energie…);
  • Motivazione ed edificazione delle persone;
  • Promozione di ambienti relazionalmente sani, collaborativi e partecipati;
  • Crescita del know how collettivo;
  • Nuove idee vincenti o miglioramenti imprevisti;
  • Ri-creazione di una cultura orientata alla collaborazione e al confronto costruttivo;
  • Nuove o maggiori possibilità di delega e conseguente spartizione dei carichi;
  • Maggiore flessibilità nelle mansioni delle persone, con ulteriore possibilità di suddividersi i carichi di lavoro.

Nonostante il linguaggio utilizzato rimandi facilmente all’ambito lavorativo, provate a traslare ogni frase in un ambiente scolastico, piuttosto che in famiglia o altro… i vantaggi valgono ovunque! La promozione della creatività e delle abilità delle persone può fare letteralmente la differenza.

Vi ripropongo qui, sgombra dal titolo, questa geniale vignetta, che forse da sé parla più dell’intero articolo:

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Ora proviamo ad addentrarci un po’ di più nella questione in modo da giungere alle famigerate cause.

Che cosa significa “mancato utilizzo di intelletto, di creatività e di abilità”? Può voler dire che:

  1. In una o più persone ci sono queste qualità ma non emergono o non vengono riconosciute;
  2. Queste qualità, pur riconosciute, non vengono sfruttate;
  3. Tali qualità vengono inibite, soffocate o ignorate dall’ambiente circostante in modo più o meno consapevole;
  4. Non vi sono qualità utili nelle persone coinvolte in una data attività.

Escludendo il 4° caso, praticamente inesistente, e comunque frutto di un’eventuale seria verifica, proviamo a vedere più in dettaglio alcune cause che potrebbero stare dietro agli altri significati.

In molti casi non siamo abituati a guardare oltre le “etichette” qualitative che ci attacchiamo. Già a scuola uno si convince di essere “portato” o “negato” per il disegno, la matematica, lo studio… e se non si convince da sé, c’è il voto a dar conferma. Così in casa (“mio figlio è bravo in questo, ma in quest’altro proprio non c’è verso…”) e nel posto di lavoro, ognuno, da dentro e da fuori, rinforza le proprie “etichette intellettive”, le quali definiscono le skills che troviamo infine scritte nei curricula. Fin qui siamo tutti d’accordo immagino: ho descritto una realtà, senza giudizi.

Qualche anno fa, implementando la lean production in fabbrica, ho provato a mettere a disposizione gli stessi strumenti e possibilità di intervento a capireparto, operai, impiegati tecnici… da quelli storicamente e collettivamente considerati più “abili” a quelli considerati “le ultime ruote del carro”… ebbene, queste ultime ruote del carro sono diventate le ruote motrici del cambiamento, uscendosene con soluzioni intelligenti e utili anche per le mansioni e reparti che non erano di loro competenza. Pian piano, negli anni, queste figure sono diventate di riferimento per tutti nel cercare un determinato tipo di soluzioni. Questa è la realtà. Valida per competenze tecniche, sorprendentemente valida per le capacità relazionali e creative!

Un prima causa di questo muda sta quindi in una incapacità nostra o di chi è preposto ad andare al di là delle qualità e competenze ufficialmente riconosciute o dichiarate di una persona. C’è bisogno di recuperare un modo educativo di interagire, delle modalità che sappiano tirare fuori (ex ducere) da noi stessi e dagli altri la creatività, le abilità e le potenzialità latenti. Naturalmente, tali devono essere anche gli ambienti: scuole in primis (non è scontato dirlo…), ambienti di lavoro, famiglie, etc.

Legate a questa causa, specie negli ambienti di lavoro, si trova una ridotta flessibilità nei ruoli, a volte accompagnata da una sorta di ostruzionismo generazionale che tende in modo più o meno conscio a non far maturare i giovani talenti o a tenere ban nascoste le loro potenzialità per paura di perdere la propria competitività individuale. Spesso si vedono datori di lavoro o preposti che finiscono per assecondare questi fenomeni ponendo la loro fiducia sempre sui soliti noti, innescando e ufficializzando iter e soluzioni fondate sull’abitudine. Gli ambienti caratterizzati da questi meccanismi, a loro volta, lasciano spazio e potere a pregiudizi ed invidie che non fanno altro che alimentare l’assegnazione di etichette e con essa il mancato utilizzo di intelletto, di creatività e di abilità.

Molte realtà, purtroppo, si trovano affette dalle suddette regressioni e questo denota un problema culturale di fondo, caratterizzato da un forte individualismo, una scarsa fiducia nelle persone, la mancanza di un senso di cooperazione ad un bene comune, una povertà di competenze a livello umano e relazionale.

Non stupisce, a questo punto, lo scarso investimento in termini di formazione a tutti i livelli, perché evidentemente non si crede a priori che qualcuno possa dare più di ciò che già dà. A parte nei casi virtuosi (in cui probabilmente non ci si trova a combattere questo muda), la formazione viene spesso vista come qualcosa che “si è costretti a fare”, magari per non incorrere in sanzioni (pensiamo alla formazione per la sicurezza nei luoghi di lavoro…).

Tutto ciò, come detto all’inizio, sfocia unicamente in uno spreco di risorse preziose.

L’ultima causa è molto semplice: il sovraccarico. Nella maggior parte dei casi si lavora, si studia, si esegue un’attività per troppe ore, senza concedersi pause, convinti che “fare tanto” coincida con un valore e che possa aumentare la qualità di ciò che facciamo. Ahimè, è vero il contrario. E’ ampiamente dimostrato che dopo otto ore di lavoro si ha un brusco calo di efficienza e aumenta drasticamente la quantità di errori commessi. Lo stesso vale per il rendimento nello studio. Proviamo a pensare la creatività e le abilità dove vanno a finire… Non stupisce che i paesi nordici (le economie più solide del pianeta) abbiano da tempo compreso questo aspetto e stanno ulteriormente riducendo gli orari di lavoro. Bisogna lavorare meno e lavorare meglio! Chi lavora di più non è più bravo, ma nella maggior parte dei casi è male organizzato, oppure mira a qualche altro scopo (ore straordinarie in busta paga, lode da parte dei genitori per essere sempre sui libri, etc.). Qui nel Veneto, dopo 8 ore di lavoro, se uno stacca viene assalito da un sottile senso di colpa: questa è una drammatica realtà psicologica e culturale del nostro territorio, che porta le persone a sprecare tempo senza volerlo e senza rendersene conto, mentre recano danno a sé stessi e alle realtà in cui interagiscono… Serve quindi una urgente reazione culturale costruttiva, che punti sull’efficienza, sulla qualità, sul lavorare bene, creativamente, intelligentemente! E i benefici di questo si riflettono a 360 gradi sulla vita di una persona, che trova più equilibrio e meno stress, riflettendo a sua volta i benefici in famiglia e nella società.

Taiichi Onho, considerato il padre del TPS (Toyota Production System) e quindi del metodo Lean, affermava questo: “Lo stile Toyota non consiste nel creare risultati col duro lavoro. Il nostro è un sistema che afferma che non ci sono limiti alla creatività delle persone. Le persone non vanno in Toyota per lavorare, vanno in Toyota per pensare”.

Il sovraccarico molte volte non è solo una questione di tempo. Gli ambienti in cui ci muoviamo e le tecnologie che ci circondano portano in sé il rischio di sovraccarico cognitivo.

Pensate a scrivanie sommerse di oggetti e documenti sparsi, officine e stabilimenti strapieni di materiale accumulato, postazioni di lavoro dove si fatica a trovare uno strumento, aule scolastiche senza un centimetro di parete libera, stanze della casa che somigliano ad un junk store… tutti questi ambienti sovraccaricano la nostra mente con continui input visivi che occupano risorse! Maria Montessori prevedeva di creare per i bambini degli spazi per metà vuoti, liberi, per lasciare posto ed assecondare la creatività. Illuminante…

Lo stesso vale per i flussi di informazioni: notifiche dello smartphone, telefonate, controllo continuo della casella email, interruzioni di ogni tipo… La nostra mente cala il proprio rendimento in maniera pesante. Noi ci convinciamo di essere in gamba perché facciamo più cose insieme, ma il tanto elogiato multi-tasking è scientificamente opposto all’efficienza: il nostro cervello non è fatto per il multi-tasking e fare più cose contemporaneamente significa, alla fine, farne meno e con qualità più scadente; le uniche cose ad aumentare sono gli errori e lo stress.

E le nostre idee, i pensieri, non sono da meno! Possono sovraccaricarci più di ogni altra cosa, a buon diritto, ma anche in questo caso fare un po’ di ordine può spianare la strada alla creatività e ai nostri talenti. Certo è che prima di affrontare questo step è bene liberarsi dai sovraccarichi esterni visti sopra.

Provate voi stessi a fare dei test: liberate un ambiente di lavoro o di studio dal superfluo, disabilitate le notifiche dallo smartphone, fate una cosa alla volta, riordinate le idee mettendole per iscritto in un unico posto.

Questo muda da solo ci pone ad affrontare delle cause aspre e complesse, e spesso indipendenti da noi… e allora che fare? E’ fondamentale far crescere e custodire in noi e negli altri la consapevolezza di questo spreco. Chiediamoci: dove e quante volte il nostro intelletto e le nostre capacità vengono sprecate? Dove e quando sprechiamo quelle degli altri o contribuiamo a sprecarle?

Fatto questo, possiamo cominciare a intraprendere dei cambiamenti, facendo piccoli passi fuori dallo schema delle nostre abitudini. Per fare questo, un aiuto esterno fa davvero la differenza. Il Professional Organizer nasce proprio per liberare dalle abitudini nocive e affianca per ricreare uno status sano ed ottimale degli ambienti e delle persone.

Il mio auspicio ed il mio piccolo contributo per il nostro futuro vuole essere dunque quello di liberare la creatività, dare spazio ai nostri talenti e in questo modo fare innovazione in ogni ambito della nostra vita.

Buona caccia allo spreco!